Les messages d’absence, communément appelés « autoreply » ou « out of office », sont souvent perçus comme des éléments de communication sans grande importance. Pourtant, ils peuvent être un moyen subtil et efficace de marquer les esprits et de créer une image positive auprès de vos correspondants. Dans cet article, nous vous proposons quelques idées originales pour faire de vos messages d’absence une véritable carte de visite professionnelle.
Les enjeux des messages d’absence
Les messages d’absence ont pour fonction première d’informer vos interlocuteurs que vous n’êtes pas disponible pour répondre à leurs sollicitations. Mais ils peuvent aussi être l’occasion de témoigner de votre créativité, de votre sens de l’humour ou encore de votre engagement professionnel. En effet, un message d’absence original et bien rédigé peut laisser une impression positive et durable chez vos correspondants, qu’ils soient clients, partenaires ou collègues.
Il est important de garder à l’esprit que le message d’absence fait partie intégrante de votre communication professionnelle. Il doit donc respecter certaines règles en termes de tonalité, de forme et de contenu. Toutefois, cela ne signifie pas qu’il faille se cantonner à des formules toutes faites et dénuées d’intérêt. Bien au contraire, l’exercice mérite que l’on s’y attarde afin d’en faire un véritable atout de communication.
Comment rédiger un message d’absence original ?
Voici quelques pistes pour vous aider à composer un message d’absence qui sort de l’ordinaire :
- Utilisez l’humour : Rien de tel que l’humour pour égayer la journée de vos correspondants et leur faire oublier, l’espace d’un instant, que vous n’êtes pas là pour les aider. Attention toutefois à choisir un humour adapté à votre audience et à ne pas tomber dans la caricature ou le mauvais goût.
- Racontez une petite histoire : Plutôt que de simplement indiquer vos dates de congés, pourquoi ne pas profiter de cette occasion pour raconter une anecdote amusante ou intéressante sur vos projets de vacances ? Cela permettra à vos interlocuteurs de se sentir plus proches de vous et d’apprendre quelque chose sur vous en même temps.
- Mettez en avant votre engagement professionnel : Même si vous êtes en vacances, vous pouvez montrer que vous restez concerné par les affaires courantes et que vous ferez tout votre possible pour répondre aux besoins urgents. Par exemple, indiquez que vous consulterez régulièrement vos emails et que vous prendrez les mesures nécessaires en cas de situation critique.
Exemples de messages d’absence originaux
Pour illustrer ces principes, voici quelques exemples concrets :
« Bonjour ! Je suis actuellement en train d’escalader le Kilimandjaro pour une opération de reboisement. Je ne pourrai donc pas répondre à vos emails avant mon retour au bureau le 25 juin. En cas d’urgence, merci de contacter mon collègue Martin Dupont à l’adresse suivante : martin.dupont@example.com. »
« Chère Madame, Cher Monsieur, en ce moment, je suis en mission secrète pour le compte de l’Agence Spatiale Européenne sur Mars (ou simplement en vacances avec ma famille). Je serai de retour sur Terre le 15 août et je m’occuperai de votre demande avec plaisir dès mon arrivée. En attendant, n’hésitez pas à envoyer un message à mon fidèle acolyte Paul Durand : paul.durand@example.com. »
« Bonjour ! Je suis actuellement en train de me ressourcer dans un ashram en Inde, où les smartphones et les ordinateurs sont interdits. Je reviendrai rayonnant et prêt à affronter de nouveaux défis professionnels le 10 septembre. Si votre demande est urgente, veuillez contacter Marie Laporte : marie.laporte@example.com. Namaste ! »
En somme, il est important d’utiliser les messages d’absence comme une opportunité de communication créative et originale. Ils peuvent être un moyen efficace de laisser une impression positive et durable chez vos correspondants tout en informant sur vos dates d’indisponibilité. Alors, n’hésitez plus et laissez libre cours à votre imagination pour rédiger des messages d’absence qui vous ressemblent !